Tutorial Mail Merge

TUTORIAL MAIL MERGE

EXCEL

1.      Open Microsoft office

2.      Klik Ms Word

3.       Buat data source Nama dan NIM (Nomor Induk Mahasiswa) ataupun yang lainnya di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Mahasiswa.

4.      Buat Dokumen Master

Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat. Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.

5.      Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

a.       Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

b.      Selanjutnya pilih data source.

c.       Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

d.      Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Mahasiswa) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.

e.       Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.

f.       Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.

g.      Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada , kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.

h.       Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua << >>.

ACCES

1.      Open Microsoft office

2.      Klik Ms Word

3.       

4.      Biarkan kosong pada nomor dan lampiran

5.      Selanjutnya buar mail merge

6.    

 

7.      Klik Customize Columns

8.      Klik Delete sampai semua yang ada di File Names kosong.

9.      Klik Add... masukan nama pada kotak Type a name for your field kemudian Ok.

10.  Lakukan seperti itu untuk Nomor dan Lampiran

11.   Klik OK dan pada dialog Box Address List klik OK lagi.

12.  Kemudian Simpan Data Address List tersebut dan berikan nama file-nya 

13.  Lebih baik disatukan pada satu folder sama surat yang tadi telah dibuat lebih dulu

14.  Kembali pada surat, letakan pointer mouse di sebelah nama yang tadi dikosongkan

15.   Pilih Insert Merge Field >> Pilih nomor

16.  Pilih Insert Merge Field >> Pilih lampiran